HR Times【人資小週末大廣場】特別報導
撰稿人：葉庭妤
近日台灣，尤其雙北面對covid-19病毒的肆虐，短短幾日內突破防疫三級的警戒。面對措手不及的疫情擴散，大小企業紛紛嚴陣以待。
人資小週末於Line設立的大型群組「人資小週末 大廣場」，群組人數擁有將近4千位人資夥伴，從5/15疫情攀升開始就湧入大量的資訊，集思廣益力圖趕上防疫的腳步甚至做到超前部屬。
根據人資夥伴的討論表示，因為有2020的經歷，各企業在面對公司分流上班已經有所經驗也能處理得宜。然而雙北疫情拉警報，人資夥伴們不得不做好最壞的打算：中央發布防疫四級警報的可能性。面對公司上下人心惶惶，每天要面對各部門主管、員工的諮詢，老闆對於政策的接受度及布達，有夥伴表示：人資就像是公司企業裡的指揮部。
一、 防疫等級提升，員工最關心哪三個問題？
可以請什麼假？
支薪如何計算？
能不能WFH？（work from home）
根據教育部5/18日公布全國各級學校及公私立幼兒園停止到校上課，且兒童課後照顧服務中心、補習班等各類教育機構也同時配合停課，請所有學生停止前往，在家學習。此方案一公布，政府因應疫情所提供的「防疫照顧假」需求勢必會提升。
而目前仍有許多員工對「防疫照顧假」和「家庭照顧假」分不清楚，「防疫照顧假」系針對疫情提供給學校停課，而家中有12歲以下的子女需要照顧，提供給有需求的父母另外一種選擇。此假不得扣全勤，而勞工如無提供勞務可不支薪。如家中有需要照顧的成員但卻不符合「防疫照顧假」的標準，勞工得申請「家庭照顧假」，其請假標準依事假辦理，唯不得扣全勤資格。
［註］針對各式各樣的假別與支薪規則，人資小週末整理表格如附圖，供HR參考。
而是否能夠WFH此問題也因各公司情況有所不同，面對嚴峻的情況，大部分員工都認為待在家裡是最安全的，即便是分流上下班，通勤時間乘坐大眾運輸也是會增加風險，然而企業主也有其考量，公司若沒有員工前來公司運作，業績是否會降低？營收是否能達標？夾在員工及業主中間的人資夥伴表示：會盡其所能的去做溝通及協調，力求降低員工的不安及焦慮感，更在不違法甚至優於法令的前提下協助企業作出相對應的政策及措施。
二、面對遠距、居家辦公台灣作好準備了嗎？
遠距辦公、移動辦公室一直是企業們渴望且努力的方向，但因為亞洲社會習性等問題，在台灣也鮮少企業能夠達到此目標。在2020年covid-19的侵襲下，台灣將疫情控制得宜，在短短的幾個月馬上就能重回企業內正常上班，使人民回歸先前正常的生活，也因此獲得世界各國的讚譽。
然而也因為如此，台灣尚未真正進入遠距居家辦公的情境內。面對雙北突然拉警報，各大工業園區及公司的應對能力此時馬上見分曉。根據許多面對突發狀況仍能保持冷靜，並且讓公司正常作業的人資夥伴所言，根據去年的經驗，應是做到下列許多事前部署的作業，使他們能夠馬上與政府政策接軌
1.直接跟進遠距辦公的設備
(1)員工配置筆電
(2)開權限並協助員工設定VPN
(3)訓練員工使用公司配套使用的視訊軟體
(4)提供網路電話
(5)提供線上打卡、回報的軟體或表單
(6)電子簽核系統
2.無縫接軌AB班分流
(1)公司入口設置定點體溫檢測設備，並於識別證上作標籤表示已確認
(2)若不是運行AB班的公司，也應做到分流時間上下班及分區座位的形式減少員工接觸
(3)公司員工因配合公司大樓做分區或分層座位、最少也要做到梅花座
(4)設有員工餐廳的公司應分流用餐、用餐盒裝使員工帶回自己座位食用
(5)若只能於員工餐廳用餐，用餐座位應使用隔板、採梅花座並保持適當距離
3.產線同仁採用分流制
4.預計報到員工可與其協調，採用遠端報到的方式協助其辦理報導手續或者重發offer延後報到日期。
在疫情擴散前，遠距辦公、移動辦公室只是未能提上日程的專案，在去年初疫情的洗禮下，這一年下來人資夥伴們並非坐以待斃，在大家未看到的背後與公司爭取、與IT協調，時刻緊盯政府的報導與資訊，為的就是在現今辛苦的時刻可以馬上給予員工最安全、最完善的工作環境與照護措施。
上述幾項都是大廣場內的人資夥伴們建議的好方法，也不吝於提供其他企業的人資夥伴有用的資訊。面對疫情、遠距辦公應該準備的各項庶務，台灣的人資夥伴們早已打好算盤、準備萬全。
三、居家辦公主管與員工之間的信任問題？
企業進入居家辦公，也有許多HR夥伴會遇到部門主管詢問：「如何判定員工在家是否真的有在辦公？居家辦公的效率又該如何確保及提升？」面對主管與員工之間的信任問題也成為人資夥伴需要去協調及解決的任務之一。
除了基本的線上打卡、回報等制度，「工作日誌」也成為主管檢查工作進度的方式之一。令人莞爾的是原先在公司辦公，主管並不會特別去督促員工的進度，然而居家辦公之後卻反而開始檢查員工是否有其貢獻？
針對這個問題，人資夥伴們也在大廣場內討論並提出他們的想法：除了使用工作日誌外，網路上有許多針對居家辦公提升注意力的方法及文章，而且遠距辦公在未來絕對是趨勢，趁此機會做調整及習慣未必不是一件好事。
因為疫情的影響將數位化工作的方式帶進各國，2020年歐美疫情比亞洲都還要嚴峻辛苦，居家辦公早先一步進入歐美，成為其生活的一部分。許多企業也因此大幅度刪減公司座位、減少企業的實體規模，面對工作樣態的改變，遠距辦公的產出顯得尤其重要。
有在做轉型、或是組織改革的企業，其人資夥伴表示：台灣面對疫情的侵襲固然辛苦，換個角度去思考，或許對企業是好的進展及開始，可以及早且順理成章的邁入數位化的腳步。
四、政府政策隨時調整，企業怎麼跟進?
根據現有資料討論，大小公司從原本的分流進入辦公室到逐漸跟進居家辦公的行列，但僅有雙北市目前半強制進入居家辦公，其餘縣市仍在觀望。各式各樣的應對措施公布下來，後續是否有法律調整及修正來作背書，以確保能夠保障勞工及企業主的權益？
台灣中小企業居多，中南部更有許多製造產業，產線要如何做到分流制？北部的製造業面臨停業該如何應對？台灣也是服務業王國，八大行業因應政府公布的訊息，目前是停業的狀態，未來若是進入四級，會有更多的服務產業面臨停業的可能，面對龐大的服務業從業人員的無薪情況。這些也都將成為台灣HR必須面對並事先做好準備的問題。
對此，大廣場內的人資夥伴們一致表示：面對疫情，政府隨時會更動、調整政策及應對措施這些都是必然的，而企業絕對會依照政府的的政策來行動，以確保公司上下每位員工的權益。為此，人資夥伴每日兩點準時收看新聞，每分每秒的溝通、聯繫，為的就是能夠隨時隨地掌握最新情況，布達最正確的資訊及最適當的應對措施。有效降低員工的焦慮心情及第一時間協助、提供正確的做法使企業營運妥當，這就是身為人資夥伴們的使命。
人資小週末創辦人盧世安所言：「面對疫情，公司同仁能慌，主管能慌，老闆能慌，HR不能慌！」唯有冷靜下來，不要亂了腳步，陷入情緒之爭，打起精神就事論事，防疫路上有HR的夥伴們一起努力，配合政府措施，相信可以協助企業及員工度過這次難關。
參考資料
中華民國勞動部全球資訊網
https://www.mol.gov.tw/
人資小週末大廣場
https://reurl.cc/pm7N2a
圖片來源：freepik、Pexels
撰文：葉庭妤
編輯：鄭芳如
核稿：盧世安、Cathy老師
